I contesti

Chiariamo subito che in X4ToDo l'uso dei contesti è opzionale. Volendo potete non usarli mai.

A cosa servono i contesti?

L'utilità dei contesti diviene evidente quando si inizia a usare X4ToDo intensivamente. Dopo aver iniziato con il lavoro è comodo centralizzare tutti i propri impegni e quindi aggiungere altri contesti, anche extra-lavorativi.
Alcuni preferirebbero chiamarli categorie ma l'idea di constesto è dovuta al fatto che la maggior parte delle nostre attività è legata a un luogo che poi può essere anche solo mentale.

Vediamo un esempio: se creo i contesti

  • casa
  • calcetto
  • lavoro

e il lavoro è quello di rappresentante il contesto lavoro indica tutte quelle attività legate al lavoro ma non ad un luogo preciso, così come le partite di calcetto non necessariamente si svolgeranno sempre nello stesso campo.

Dopo aver definito dei contesti si può accedere alla visualizzazione contesti e quindi visualizzare l'elenco di tutte le attività legate ad un particolare contesto.

NOTA: è prevista, anche se non ancora attiva, la possibilità di visualizzare nel calendario solo le attività legate ad un particolare contesto.

Quali azioni possiamo eseguire sui contesti?

Possiamo immaginare i contesti come dei To Do semplificati: hanno un titolo, una descrizione (opzionale), e un luogo (opzionale).
Le azioni possibili sono le seguenti:

Creare

Per creare un contesto basta fare click sull'icona con il segno più nel menù a destra accanto alla voce CONTESTI e compilare il form.

Visualizzare e gestire

Fate click sulla voce CONTESTI nel menù a destra e click sul nome del contesto.
Nella colonna a sinistra vedrete nell'ordine:

  • ATTIVITA'  per visualizzare la struttura ad albero delle attività (NON archiviate) legate al contesto e + per creare un nuovo To Do nel contesto
  • SESSIONI per visualizzare la struttura ad albero di tutte le sessioni registrate relative a tutte le attività (NON archiviate) legate al contesto e + per registrare una nuova sessione
  • NOTE per visualizzare la struttura ad albero di tutte le note registrate relative a tutte le attività (NON archiviate) legate al contesto e + per registrare una nuova nota
  • DETTAGLI per visualizzare informazioni circa il creatore del contesto, la data di creazione, di ultima modifica e, se chiuso, di chiusura
  • TEMPO USATO visualizza la somma dei tempi di tutte le sessioni registrate relative a tutte le attività legate al contesto
  • LOCALITA' permette di specificare il luogo in cui si svolgeranno le attività legate al contesto
  • CONDIVISO/NON CONDIVISO (solo per utenti con servizio TEAM) permette di condividere il contesto con i membri del proprio Team (vedi la voce condivisione nella guida utente).

Nella colonna centrale in alto a destra ci sono le altre azioni eseguibili sul contesto.

Edita

Permette di modificare il titolo e la descrizione del contesto.
NOTA BENE: un contesto chiuso o archiviato NON può essere editato.

Archivia

L'archiviazione di un contesto implica l'archiviazione di tutti i progetti e le attività ad esso legati.
L'archiviazione mette il contesto in una sorta di LIMBO e il contesto archiviato NON sarà visibile tra i contesti NON archiviati.

Se necessario un contesto archiviato può essere recuperato.
NOTA BENE: l'eventuale recupero dei progetti e attività ad esso legati va fatta elemento per elemento.

Chiudi

La chiusura di un contesto implica la chiusura di tutti i progetti e le attività ad esso legati.
La chiusura permette di registrare la data di fine delle attività legate al contesto.
La chiusura NON implica l'eliminazione. E il contesto chiuso è ancora visibile nell'elenco dei contesti NON archiviati.

Se necessario un contesto può essere riaperto.
NOTA BENE: la eventuale riapertura dei progetti e attività ad esso legati va fatta elemento per elemento.
NOTA BENE: chiusura e archiviazione sono due azioni distinte, la prima registra un cambio di stato la seconda toglie dalla vista elementi non necessari.

Elimina

L'eliminazione è una azione definitiva, irreversibile e implica l'eliminazione di tutti gli elementi legati al contesto, non solo progetti e attività ma anche: sessioni, note e file.