Introduzione

Nella vita di tutti i giorni siamo pieni di impegni. La gestione di tutte queste cose da fare (in inglese To do) può essere impegnativa.

Una delle più famose tecniche per la gestione del tempo è la GTD (Getting things done, in italiano Fare in modo che le cose vengano fatte). La GTD prevede, tra le altre cose, la creazione di liste di cose da fare per tenere sotto controllo gli impegni. L'applicazione del metodo GTD permette di migliorare la propria gestione del tempo. Ulteriori informazioni possono trovarsi su wikipedia.

Sono nati molti software per aiutare le persone nell'applicazione della GTD, questi software sono noti come Todo List Manager, alcuni si limitano alla creazione di liste di cose da fare, altri, più ambiziosi, includono anche altre funzionalità. X4Todo è uno di questi.

X4Todo è uno strumento per organizzare, gestire e alla fine archiviare le attività svolte da soli o in team.
Prima di creare X4Todo usavo post-it, l'agenda, le email e il calendario e i foglio di calcolo per la fatturazione. Ora uso solo X4Todo e andare a recuperare qualche informazione legata al passato non è più un incubo.

Panoramica

Nella vita reale, familiare, lavorativa e sociale siamo continuamente bombardati da input relativi a cose da fare: scadenze, impegni, ricorrenze, progetti. Spesso le cose poi non si delineano subito per quello che saranno e quindi per quello che implicheranno. Spesso una cosa apparentemente semplice richiede di essere divisa in parti diverse che vanno affrontate separatamente, in momenti diversi o da persone diverse.

Come gestire tutto questo con X4Todo? Vediamo un esempio.

Festa di compleanno di Anna

La festa di compleanno rientra nella sfera familiare ma è un impegno con una scadenza precisa.
Se lo scriviamo nell'agenda dobbiamo decidere in quale giorno inserirlo: la data del compleanno? 10 giorni prima? Basteranno?

X4TODO
- se non c'è creo il contesto CASA
- creo un to do nel contesto CASA con titolo compleanno Anna e definisco come scadenza la data del compleanno e una priorità medio-bassa diciamo 20

Qualche giorno dopo ho un momento per dedicarmi alla cosa e aggiungo

X4TODO
- creo un sotto to do con titolo ordinare torta con scadenza due giorni prima del compleanno
- creo un sotto to do con titolo regalo Anna con scadenza 10 giorni prima del compleanno e priorità media diciamo 40

Parlando in casa decidiamo che non sarà una cosa intima tra noi ma ci saranno i compagnetti di scuola di Anna

X4TODO
- creo un sotto to do con titolo invitare compagnetti Anna
- creo un sotto to do con titolo animazione con scadenza 10 giorni prima del compleanno

Decido che non sono adatto all'operazione di invitare i compagnetti e condivido (solo per utenti con servizio TEAM) quel to do con mia moglie che quindi troverà nella sua schermata questa incombenza.

Durante tutto il tempo nella schermata principale di X4Todo avrò i riferimenti alle cose da fare nelle date opportune, il colore segnalerà l'urgenza di svolgere il compito e il sistema di notifica visualizzerà le notifiche delle incombenze che hanno una scadenza.
Io potrò continuare a lavorare alle altre cose senza preoccuparmi di tenere a mente tutte le cose da fare.