Le attività e i progetti

Le attività (i To Do o cose da fare) e i progetti sono praticamente la stessa cosa. I progetti sono attività marcate come progetti in modo da ritrovali più facilmente nella visualizzazione dei progetti.

Come funzionano le attività

La gestione delle attività è il cuore di X4Todo. Per creare una nuova attività basta fare click sul pulsante nuova attività e compilare il form a comparsa.

Il form contiene 3 campi:

  • Origine: le attività sono organizzate ad albero (come le cartelle del vostro computer) e potete decidere dove inserire la nuova attività
  • Titolo: una frase che ci permetta di individuare a cosa si rifesisce l'attività
  • Descrizione: un testo che descriva nel dettaglio in cosa consiste l'attività

Subito dopo il salvataggio possiamo già vedere la nostra attività nel pannello di controllo.

Se accediamo alla pagina di dettaglio dell'attività (vedi figura sotto) possiamo vedere le possibili azioni.

gestione attività

La schermata è divisa in 3 colonne.

  • nella colonna centrale abbiamo il titolo e la descrizione dell'attività, in alto le azioni base (edita, archivia o recupera, chiudi o riapri e elimina)
  • nella colonna a sinistra abbiamo 3 parti
    • la prima parte in alto permette la gestione dei sottoelementi legati all'attività: task, sessioni e note
    • la seconda parte in mezzo permette di definire i dettagli dell'attività
    • la terza parte in basso mostra l'elenco delle eventuali sessioni aperte e il timer
  • la colonna di destra contiene il consueto pulsante per aggiungere una nuova attività e sotto delle azioni speciali (attive solo per utenti con servizi aggiuntivi)

Task, Sessioni e Note

I task

Le attività in X4ToDo sono strutturate ad albero. I task sono le sottoattività della attività visualizzata.

Il click sull'icona con il segno + permette di aggiungere una nuova sottoattività (si ottiene lo stesso con il click sul pulsante giallo NUOVA ATTIVITA').

Il click sul link TASK invece mostra la struttura ad albero della attività visualizzata e delle sue sottoattività e permette così di raggiungerle e intervenire su di loro.

Le sessioni

Le sessioni sono le sedute di lavoro svolte sulle attività. In molte professioni non ha importaza registrare il tempo dedicato alle varie attività svolte ma in molti casi questo può risultare utile.

Vediamone alcuni:

  • si lavora a tariffa, misurare il tempo impiegato permette di definire il compenso
  • si lavora a forfait, misurare il tempo impiegato ci permette di ricavare il guadagno orario
  • si lavora in team, misurare il tempo permette di valutare il contributo dei diversi membri del team
  • si lavora a progetti che prevedono il contributo di più figure professionali e si vuole ottimizzare il processo produttivo
  • si fa jogging e si vuole un grafico delle prestazioni

sicuramente ci sono tanti altri casi.

Il click sull'icona con il segno + permette di registrare una nuova sessione. Appare un form con i seguenti campi:

  • titolo della sessione (obbligatorio) viene suggerito il titolo dell'attività
  • descrizione delle attività svolte nella sessione
  • data e ora di inizio (obbligatoria)
  • data e ora di fine o durata della sessione

Sessioni chiuse

Se impostate una data e ora di fine o una durata in ore:minuti la sessione verrà registrata chiusa.

Sessioni aperte

Se non impostate una fine avete registrato una sessione aperta che verrà visualizzata in tutte le pagine delle attività (a sinistra in basso) nell'elenco delle sessioni aperte. Vedi figura a sinistra.
Una sessione aperta può essere messa in pausa, riavviata e poi chiusa. Se la sessione non è in pausa un click sull'icona con l'orologio visualizzerà il timer.
NOTA BENE la durata della sessione (tra le icone nella figura a sinistra) viene aggiornata solo quando si ricarica la pagina e quindi è normale che ci siano differenze tra quel dato e quanto mostrato dal timer.

Il click sul link SESSIONI mostra la struttura ad albero di tutte le sessioni CHIUSE relative all'attività visualizzata e a tutte le sue sottoattività.

NOTA BENE le sessioni sono condivise in automatico. Se si condivide l'attività si condividono in automatico le sessioni.
NOTA BENE Le sessioni NON sono modificabili e sono eliminabili solo dal titolare della sessione.

Le note

Le note sono appunti relativi all'attività. Non compaiono nei report e hanno utilità interna (personale o del team).

Il click sull'icona con il segno + permette di aggiungere una nuova nota.

Il click sul link NOTE visualizza la struttura ad albero di tutte le note relative all'attività visualizzata e a tutte le sue sottoattività.

NOTA BENE la condivisione delle note si imposta al momento della loro creazione.
NOTA BENE le note NON sono modificabili e sono eliminabili solo dal titolare della nota.

I dettagli dell'attività

timerLe voci sono abbastanza significative. Il click sulla voce apre un form che ci permette di modificare il dato.

  • Dettagli mostra informazioni sull'attività: il nickname del titolare (colui che la ha creata), le date di creazione, ultimo aggiornamento e eventuale chiusura.
  • Priorità mostra form per settare priorità compresa tra 0 e 100. In base a questo valore vengono mostrate le attività nel pannello di controllo.
  • Tempo stimato mostra form per settare ore:minuti:secondi che si prevede di impiegare per svolgere l'attività (utile nei report e diagrammi).
  • Tempo usato è un dato non modificabile: mostra la somma della durata di tutte le sessioni chiuse relative alla attività visualizzata e a tutte le sue sottoattività.
  • Tariffa oraria permette di impostare il costo orario previsto per tale attività.
  • Prezzo/Costo permette di impostare il prezzo/costo complessivo dell'attività. Se avete impostato un tempo stimato e una tariffa oraria vi propone il risultato dei due dati.
  • Cliente permette di associare uno dei Clienti registrati all'attività, in tal modo si costruisce uno storico delle attività svolte per tale cliente, è possibile creare report personalizzati e relizzare preventivi e fatture.
  • Data prevista permette di impostare una scadenza anno-mese-giorno ore-minuti. Le attività con una scadenza impostata sono visualizzate nel calendario. La data di scadenza è utile anche per la costruzione dei diagrammi di Gantt relativi all'attività e sue sottoattività. Inoltre è possibile impostare una periodicità (spiegato alla fine di questa lista).
  • Località permette di specificare il luogo di svolgimento dell'attività. In futuro è prevista la possibilità di associare questo dato a Google Map.
  • Non Condiviso/Condiviso informa sullo stato di condivisione dell'attività e permette di modificarlo (spiegato oltre nella guida).

La periodicità

Spesso capita di avere in calendario attività che si ripetono con regolarità: la rata dell'auto, la scadenza del bollo, gli anniversari ecc. Registrare più volte la stessa attività in date diverse è una cosa noiosa e facile agli errori e alle dimenticanze.

Per risolvere questo problema con la scadenza è possibile impostare una periodicità inserendo nel campo RIPETI OGNI la formula che ci occorre. Vediamo alcuni esempi:

  • 1 year imposta la periodicità annuale
  • 2 month imposta una periodicità bimestrale (stesso giorno ma 2 mesi dopo)
  • 3 week imposta una periodicità trisettimanale (stesso giorno della settimana ma 3 settimane dopo)
  • 2 day imposta una periodicità di un giorno si e uno no

Da questi esempi si evince la formula da utilizzare: un numero + year, month week o day.

Come funziona: il sistema di notifica di X4ToDo verifica se ci siano attività giunte alla scadenza con periodicità. Se ne trova una, crea una nuova attività con gli stessi contenuti e impostazioni con la scadenza impostata.