X4ToDo Team: Scelte progettuali

La semplicità: solo quel che serve

X4ToDo nasce da un esigenza interna. Dopo aver provato alcune soluzioni preconfezionate ci siamo resi conto che risultavano inutilmente complesse.
Ci siamo quindi costruitti uno strumento su misura, modellato sulle reali esigenze del lavoro di Freelance, preferendo il semplice al complesso.

Niente fronzoli: produttivi in 5 minuti!

Le scelte grafiche e le procedure sono state studiate per essere intuitive e immediate: non c'è bisogno di consultare il manuale per usare X4ToDo.

Come far convivere pubblico e privato

Uno dei vincoli del progetto era la possibilità per ogni utente di condividere elementi (attività, clienti, note, sessioni ecc.) con i membri del suo team.
Questa condivisione però presentava due problemi:

  • impegnativa per l'utente
    dover scegliere il livello di condivisione per ogni elemento sarebbe spesso noioso
  • onerosa per l'applicazione
    controllare il livello di permesso su ogni elemento avrebbe potuto rendere alcune operazioni troppo lente

Nell'individuare la soluzione ottimale ci siamo posti due domande:

  1. Fin dove deve spingersi la libertà degli altri membri del team su quanto ho prodotto?
  2. Cosa succede se il team si rompe?

La nostra soluzione

Abbiamo diviso gli elementi condivisi in due gruppi: primari e derivati.

Gli elementi primari sono:

  • le attività
  • i clienti
  • le aziende

Gli elementi derivati sono:

  • note
  • sessioni
  • contatti

Cosa succede con la condivisione

Quando condivido un elemento primario è come se spedissi una email: il destinatario ne avrà una copia fino a quando non la elimina.
In realtà tutti gli utenti che hanno un qualche tipo di permesso condividono lo stesso oggetto. Quindi una modifica sull'oggetto sarà condivisa con tutti coloro che hanno il permesso di visualizzare l'oggetto.
Se il creatore di un oggetto (per esempio un cliente) lo elimina tutti gli altri utenti con il permesso di visualizzare quel cliente continueranno a vederlo.

Gli elementi derivati invece sono visibili fino a quando il creatore dell'oggetto non lo elimina o ne cambia lo stato da condiviso a non condiviso.
Nel caso delle sessioni la condivisione è automatica.

Quali sono i vantaggi di questa suddivisione?

Come freelance sappiamo che non tutte le storie d'amore finiscono con "e vissero felici e contenti".
Nel caso, per un motivo qualsiasi, un rapporto di collaborazione dovesse guastarsi tutti i partecipanti manterranno le informazioni e i riferimenti costruiti nel tempo. E, conoscendo i meccanismi della condivisione, si possono gestire le informazioni nel modo più opportuno.